A8：社内的整理と残る論点
法的な整理と並行して、社内の運用ルールとして線引きを明文化し、社員に説明できる形にしておくことが必要です。
| 観点 | 運用ルール |
|---|---|
| 3段階分類 | 最機密＝いかなる生成AIにも入力禁止（必要なら閉域環境で処理）／高機密＝条件を満たす法人契約AIのみ／一般・公開＝承認済みツールで利用可。要配慮個人情報・マイナンバー・認証情報は原則禁止または個別承認 |
| 既存クラウド | 既に Microsoft 365 / Google Workspace / Box等への保存を許容している情報は、同一ベンダーのガバナンス下で提供される法人向けAI機能を同じ前提で評価（AI機能だけを特別扱いしない） |
| プラポリ | 「生成AI等を用いた業務効率化」を利用目的として明示。AI事業者の位置づけ（委託先）・所在国を整理 |
| 説明責任 | 「法的にOKか」とは別に「社員に説明できるか」の観点。社員情報をAIに入れる場合は規程改定・社内告知とセットにすることが信頼面で重要 |
- 「学習に使われない＝完全に安全」ではない —— 法人契約でも不正検知・障害対応目的の一時保持があり得る
- 契約条件で確認すべき点：保持期間・管理者アクセス・サブプロセッサ・削除対応の可否
分類の明文化と契約条件の確認まで含めて、はじめて社内整理